A multitasking a mindennapjaink része. Talán saját tapasztalatod is van már arról, hogy könnyen megoldunk egy fejszámolási feladatot miközben zenét hallgatunk, de ha fejszámolás közben számokat kiabálnak nekünk, már gyorsabban összezavarodunk. Ahogy az előző részben volt róla szó, az automatizáltság mértéke is meghatározó, hiszen minél jobban begyakoroltunk valamit, annál nagyobb az esély arra, hogy egyidejűleg más dolgokat is el tudunk párhuzamosan végezni. Nem elhanyagolható szempont a feladat nehézsége sem: ha erős koncentrációt igénylő tevékenységet akarunk folytatni, akkor már nem olyan egyszerű a párhuzamos feladatvégzés. Ha az egész gondolkodási folyamatunkat egy feladatra irányítjuk, már csak kevés kapacitás marad arra, hogy egyidejűleg mást is csináljunk. Nemcsak munkafolyamatokat próbálunk egyszerre végezni, hanem igyekszünk észben tartani feladatokat, a határidőket és fontos információkat.
Mindezek ismeretében saját működésünkre is tudatosabban odafigyelhetünk. Felfedezhetjük azokat a helyzeteket és tevékenységeket, amelyek mellett nem vagy kevésbé jelent problémát, ha párhuzamosan más feladatot is végzünk. Arra is fény derülhet, hogy melyek azok a feladatok, amelyek nagyobb koncentrációt igényelnek, vagy amit csak zavartalanul tudunk hatékonyan végezni.
Könnyű lenne az életünket egyszerűen jól szervezni, kizárni a külvilág zaját és a felesleges információkat, leírni minden feladatot ahelyett, hogy észben tartanánk. Van, amikor ez működik a multitasking ellenszereként, de sok esetben nincs erre lehetőségünk. Ilyenkor is jól jöhet a tudatosság: ha egyszerre több feladatban vagyunk, stresszt élünk meg, több időre és körültekintésre van szükségünk.
Képzeljük el a következő forgatókönyvet: Egy alkalmazott ül a recepción, és időpontot egyeztet egy ügyféllel, aki vele szemben áll a pult mögött. Ebben a pillanatban megszólal a csengő, és egy másik látogató kéri, hogy engedjék be. Ráadásul csörög a telefon, és a kijelző szerint éppen az igazgató hívja.
Ez a helyzet extrém, de teljesen elképzelhető szituáció. Hogy fog megbírkózni vele? A recepciósnak most egyszerre sok mindent kell érzékelnie, át kell gondolnia, hogyan tovább, és reagálnia kell. Sok erőfeszítést igényel, hogy mindent összehangoljon, és oda-vissza váltson az egyes feladatok között. Az eredmény minden bizonnyal az, hogy feszültnek érzi magát.
Ha a mindennapi munkánk során időnként átélünk hasonló pillanatokat, az lehet akár izgalmas kihívás, sőt motiváló is. Nem vagyunk egyformák. Van, aki rosszul és van, aki jobban viseli az ingerek áradatát, vagy ha szinte zsonglőrként visz egyszerre több feladatot. Talán jól kezeljük, amikor a munka kevésbé unalmas mint máskor, de ha gyakran kell ilyen körülmények között dolgoznunk, hamar belefáradhatunk. Ha rendszeresen ennyi felé oszlik meg a figyelmünk, akkor néhány dolog elmaradhat, hibázunk és túlterhelve érezzük magunkat. Egy ponton ugyanis eljuthatunk arra a terhelési szintre, amikor ez a stressz megbetegít. Akár testi tünetei is lehetnek: nyugtalanság, alvászavar, hangulatingadozások, hát- vagy fejfájás, stb. Ha pedig ezzel együtt azt érezzük, hogy semmilyen befolyásunk nincs az ilyen helyzetek kialakulásának megelőzésére, akkor egyenes úton vagyunk a kiégés felé.
Ha tisztában vagyunk azzal, hogy mi is az a multitasking és pontosan hogyan is működik, akkor arra is koncentrálhatunk, hogyan tudjuk csökkenteni vagy teljesen kivédeni az ebből adódó stresszforrásokat. Amint odafigyelünk arra, hogy egyidejűleg milyen tevékenységet végzünk, és ezektől mennyire érezzük magunkat stresszesnek, hamar világossá válik számunkra, hogy a munkamódszerünkben milyen változtatások lehetnek hasznosak.
Nem vagyunk egyformák, még abban sem, hogy milyen fajta stresszt és milyen, mennyi ideig bírunk. A legjobb, ha megismered magad ezen a téren és így készítesz tervet a multitasking kezeléséről.
Tegyél fel magadnak kérdéseket, pl.: Milyen helyzetekben volt eddig sikeres, amikor párhuzamosan végeztem feladatokat? Mi volt hasznos? Mi volt kevésbé hasznos? Pontosan mit csináltam? Milyen megküzdési stratégiák váltak be nekem eddig? Ha bizonyos helyzetekben nehézségeim vannak, akkor milyen alternatív viselkedést tudnék elképzelni, hogy könnyebben kezeljem a multitaskingot?
Ha megvannak a válaszaink, sokkal tudatosabban kezelhetjük ezeket a helyzeteket. Rájövünk arra, hogy van választásunk, és mi hozunk döntéseket. Nem tehetetlen bábként sodródunk a körülményekkel, hanem van beleszólásunk és szabadságunk. A cél a passzivitásból való kilépés.
Amikor megzavarnak a munkánk során, hajlamosak vagyunk a megszakítást okozó feladatot prioritásként kezelni anélkül, hogy a saját fontossági listánkon előrébb lenne. Ugyancsak gyakran alkalmazzuk a többfeladatos munkavégzést és több feladat egyidejű elvégzését, amikor az feleslegesen fáraszt le vagy egyszerűen nincs rá szükség. Mi lehet az alternatíva?
Alapvetően háromféleképpen reagálhatunk a váratlan megszakításokra. Ezek mindegyike lehet járható út akár időkényszer esetén is, de nem mindig alkalmazható mindegyik.
A vészhelyzeteket vagy válsághelyzeteket természetesen mindig kiemelten kell kezelni. Hátránya viszont, hogy sokkal nehezebben térünk vissza a régi feladathoz, ha nem tudjuk elhalasztani azt, ami közbejött. Ilyenkor gyakran elfelejtünk valamit, ami az előző tevékenységünkben fontos lehetett. Hol is tartottam?
A legtöbbször azzal próbálkozunk, hogy gondolatban újra és újra elismételjük, amit nem akarunk elfelejteni. Mivel ez tevékenységtől függően meglehetősen kimerítő, hiszen agyunk egy részét azzal kötjük le, hogy nehogy elfelejtsünk valamit az abbahagyott tevékenységünkből, miközben már egy másik feladatra fókuszálnánk. Hatékonyabb lehet, hogy nem az agyunkat használjuk feleslegesen, hanem leírjuk azt, amit meg akarunk jegyezni. A jegyzet legyen a lehető legrövidebb, de olyan részletes, amennyire csak szükséges, hogy pontosan tudjuk, mit is értünk alatta.
A legtöbb esetben nem kell mindenre egyszerre figyelni. Ha sikerül felállítani a prioritásokat, akkor egymás után is dolgozhatunk a feladatainkon, ez sokkal kevésbé megerőltető, és az is motivál bennünket, hogy sikerélményt kapunk, mert a feladatokat teljesen el tudjuk végezni, mielőtt elkezdjük a következőt. A prioritás felállítása a kulcs! Nem mindig az a legfontosabb, ami a legsürgetőbb. Ha sürgős feladatról van szó, de nem feltétlenül neked kell elvégezni, átadhatod másnak.
Ha valóban több dolgot kell egyszerre csinálni, akkor fontos a higgadtság! Mert minél hektikusabbak vagyunk, annál több hibát követünk el, és annál stresszesebbnek érezzük magunkat.
Ha gyakran szembesülünk stresszes helyzetekkel a munkahelyünkön, mert egyszerre több dolgot kell csinálnunk, vagy gyakran oda-vissza kell váltanunk a különböző feladatok között, nem szabad megfeledkeznünk egy kis szünetről sem, hogy nyugodtan folytathassuk a munkát.
Ha úgy érzed, hogy túl gyakori az életedben, amikor a feladatok sokasága miatt túlterhelődsz vagy akár a kiégés jeleit tapasztalod; ha már régóta hallod a jobbnál jobb tanácsokat, de nem sikerült azokat a személyes életedben megvalósítanod; ha hasznosnak tűnne, hogy megbeszéld ezt valakivel, aki segít a te személyes stratégiád kialakításában, keres fel, hogy megbeszéljük, miben segíthetek neked.
A munkahelyi hibázás gyakran ijesztő lehet. Gyermekkorunktól kezdve tanítanak arra, hogy hibázni rossz, mert az kudarcot jelent. Akik elfogadják ezt az álláspontot,
Mi is az a fejlődési szemlélet (growth mindset) és milyen hatása van ennek akár a személyes életünkben vagy a szervezeti működésben? Ezekre a kérdésekre is választ kaphatsz ebben a cikkben.
Egy 🔥 kiégéssel küzdő munkatárs aggodalmat kelt a vezetőben. Nemcsak azért, mert láthatóan csökken a teljesítmény és a korábbi lelkesedés, hanem azért is, mert leggyakrabban a kulcsemberek a veszélyeztetettek, akik aztán magukkal viszik a csapat teljesítményét is.
A szorongás még jobban növekszik a vezetőben, ha nem tudja, hogy ilyenkor mit tegyen és mit NE. Jó lenne ilyenkor egyszerűen csak egy múló hétköznapi fáradságként kezelni vagy egy-két jó poénnal elütni a dolgot, és hajtani tovább. Ez viszont csak ront a helyzeten.
7 dolgot sorolok fel, amit biztosan ne tegyél, ha segíteni akarsz a kiégett munkatársnak. Ha ezeket elkerülöd, könnyebben megtalálod a hatékony eszközöket is.
